Les convocations aux réunions du conseil de famille sont adressées aux membres par le préfet au moins trois semaines avant la réunion. Toute convocation doit mentionner les noms des pupilles dont la situation sera examinée ainsi que l'objet de cet examen et, le cas échéant, les nom et qualité de la personne qui a sollicité cet examen. Doit être également mentionnée la possibilité de consulter les dossiers des candidats retenus pour l'adoption conformément aux dispositions de l'article R. 224-7.
La personne à qui le pupille a été confié ou les futurs adoptants lorsque le pupille est placé en vue d'adoption ou confié à leur garde, ainsi que le président du conseil départemental et le pupille capable de discernement sont avisés, par les soins du tuteur, des réunions du conseil de famille dans les mêmes délais et formes que les membres de ce conseil.