Les projets d'ordre du jour seront transmis dès que possible par le secrétariat à chaque membre avant la date prévue de la réunion par courrier électronique. Ces derniers pourront par échanges de mails apporter leurs remarques au projet.
L'ordre du jour définitif ainsi que les documents nécessaires seront envoyés par courrier électronique à chacun des participants dans les meilleurs délais.
L'ordre de jour pourra être modifié à la demande d'un des participants, y compris le jour même de la réunion en fonction des nécessités et de l'actualité.