2.1. L'entretien de prise de mandat (1)
Au début du mandat, l'employeur organise un entretien individuel dit de « prise de mandat ».
Sont bénéficiaires de cet entretien de « prise de mandat » les représentants du personnel qui prennent pour la première fois un mandat.
L'entretien avec le porteur de mandat est réalisé par son manager après un échange avec un membre des ressources humaines si nécessaire. Le manager ou le salarié peuvent solliciter sa participation à l'entretien.
Le porteur de mandat peut se faire accompagner pour cet entretien par un représentant du personnel appartenant à l'entreprise et, dans ce cas, en informe préalablement son interlocuteur.
Cet entretien de prise de mandat aborde, notamment, les thèmes suivants :
– les modalités pratiques d'exercice du mandat au regard du poste de travail et l'adéquation de la charge de travail liée au poste et à l'exercice du mandat ;
– les modalités de fonctionnement (calendrier prévisionnel des réunions et gestion des heures de délégation, modalités pratiques d'accès à la formation professionnelle …) ;
– les besoins de formation ou d'accompagnement ;
– l'accès à l'information et l'organisation des modalités de communication pour les porteurs de mandats de type B, par exemple, par la mise à disposition éventuelle de matériels informatiques ou téléphoniques adaptés à leur mobilité.
La situation professionnelle du salarié est également abordée lors de cet entretien.
Cet entretien est organisé suivant l'élection ou la désignation du représentant du personnel dans des délais fixés par l'entreprise dans le cadre de son dialogue social. Il fait l'objet d'un compte rendu, rédigé par le représentant de l'entreprise à l'origine de l'entretien et communiqué au salarié.
Au-delà de ces mesures, les porteurs de mandat, comme tout salarié, peuvent solliciter un entretien auprès de leur manager ou un membre des ressources humaines.
Il est rappelé que cet entretien de prise de mandat ne se substitue pas à l'entretien professionnel, même si ce dernier peut être tenu concomitamment.
2.2. Les dispositifs d'accompagnement à la conduite de l'entretien de prise de mandat
2.2.1. L'aide à la conduite de l'entretien
Pour faciliter le dialogue entre le porteur de mandat et son manager, un support d'aide à la conduite de l'entretien de prise de mandat est proposé par la branche.
Ce support rappelle, à titre indicatif, le rôle du représentant du personnel et reprend les thèmes à aborder lors de cet entretien.
2.2.2. La formation des managers
Les partenaires sociaux reconnaissent l'importance d'améliorer la compréhension, par les managers, des implications liées à la détention d'un mandat. Les entreprises conduisent des actions de sensibilisation sur le sujet, notamment pour les managers ayant pour la première fois dans leur équipe un ou des représentants du personnel.
(1) L'article 2.1 est étendu sous réserve du respect des dispositions de l'article L. 2141-5 du code du travail dans la mesure où d'une part, la loi n'impose pas que l'entretien de début de mandat ne concerne que les représentants du personnel titulaires d'un mandat pour la première fois et d'autre part, le début du mandat s'entend d'un représentant nouvellement élu, réélu ou désigné qui doit pouvoir à chacune de ces échéances, et s'il le demande, bénéficier d'un tel entretien de début de mandat.
(Arrêté du 18 septembre 2025 - art. 1)