Le titulaire de l'office saisit le président de la commission par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. La lettre de saisine précise les motifs invoqués au soutien du licenciement envisagé. Une copie de la lettre est adressée au président du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce, au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, et au procureur général près la cour d'appel dans le ressort de laquelle l'office a son siège.
Les parties sont convoquées au moins huit jours avant la date fixée pour la réunion de la commission. Une copie de la lettre de saisine est annexée à la convocation adressée au greffier salarié.
Les parties comparaissent en personne devant la commission. Elles peuvent se faire assister d'un conseil.