Les parties sont convoquées à la réunion du comité au plus tard dix jours avant la date de la séance, sauf si elles donnent leur accord à un délai plus court.
Cette convocation est faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant d'attester de la date de réception de la convocation. Les parties communiquent en réponse le nom et la qualité de leurs représentants.