Le registre unique du personnel est-il obligatoire et que doit-il contenir ?

En bref

Oui, tout établissement employant des salariés doit tenir un registre unique du personnel. Il doit contenir le nom, prénom et diverses informations sur chaque salarié et stagiaire, dans l'ordre d'arrivée.

Dernière mise à jour : · Sources : Légifrance (art. L1221-13, art. D1221-23, art. D1221-23-1, art. D1221-24, art. D1221-25, art. L1221-15, art. R1221-26, art. L1272-4, art. L1221-15-1)

Le registre unique du personnel est-il obligatoire ?

Oui. La loi est claire : un registre unique du personnel doit être tenu dans tout établissement où travaillent des salariés (art. L1221-13). Ce n'est pas une option.

Que doit contenir ce registre ?

Pour les salariés :

  • Les noms et prénoms de tous les salariés, inscrits dans l'ordre des embauches (art. L1221-13).
  • Ces informations doivent être notées au moment de l'embauche, de façon indélébile (art. L1221-13).

Des indications complémentaires sont aussi exigées pour chaque salarié (art. D1221-23) :

  • Nationalité, date de naissance, sexe
  • Emploi occupé et qualification
  • Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
  • Si besoin, la date d'autorisation d'embauche ou de licenciement
  • Pour les travailleurs étrangers : type et numéro du titre de travail
  • Des mentions spécifiques selon le type de contrat : « contrat à durée déterminée », « salarié temporaire » (avec nom et adresse de l'entreprise d'intérim), « mis à disposition par un groupement d'employeurs », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Pour les stagiaires et volontaires en service civique :

  • Ils sont inscrits dans une partie spécifique du registre, dans l'ordre d'arrivée (art. L1221-13).
  • Des informations complémentaires sont requises (art. D1221-23-1) :
    • Nom et prénoms du stagiaire
    • Dates de début et de fin du stage
    • Nom et prénoms du tuteur, et lieu où le stagiaire est présent

Autres éléments à annexer ou noter :

  • Une copie des titres de travail des salariés étrangers doit être annexée au registre (art. D1221-24).
  • Si l'entreprise accueille des salariés détachés, une déclaration spécifique doit aussi être annexée au registre (art. L1221-15-1).
  • Tout événement survenant après l'embauche (ex : changement de poste) doit être noté au registre au moment où il se produit (art. D1221-25).

Qui peut consulter ce registre ?

Le registre doit être tenu à la disposition :

  • du comité social et économique (CSE),
  • des fonctionnaires et agents chargés de contrôler l'application du droit du travail et de la sécurité sociale (art. L1221-15).

Combien de temps faut-il le conserver ?

Les informations doivent être gardées pendant 5 ans à partir de la date où le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (art. R1221-26).

Cas particulier : les associations utilisant le chèque-emploi associatif

Les associations et fondations qui utilisent le chèque-emploi associatif sont considérées comme remplissant automatiquement cette obligation d'inscription au registre (art. L1272-4).

En résumé

Ce registre est une obligation légale pour l'employeur. Si vous êtes salarié et que vous avez un doute sur son existence dans votre entreprise, vous pouvez vous adresser aux représentants du personnel (CSE) ou à l'inspection du travail.

Sources

Articles de loi cités

  • Code du travail

    Article L1221-13

    Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauche et de façon indélébile. Les nom et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l'article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Les indications complémentaires à mentionner sur ce registre, soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, soit pour les stagiaires et les personnes volontaires en service civique mentionnés au troisième alinéa, sont définies par voie réglementaire.

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  • Code du travail

    Article D1221-23

    Les indications complémentaires portées sur le registre unique du personnel pour chaque salarié, mentionnées au troisième alinéa de l'article L. 1221-13, sont les suivantes : 1° La nationalité ; 2° La date de naissance ; 3° Le sexe ; 4° L'emploi ; 5° La qualification ; 6° Les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ; 7° Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ; 8° Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ; 9° Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » ; 10° Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ; 11° Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ; 12° Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » ; 13° Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

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  • Code du travail

    Article D1221-23-1

    Pour chaque stagiaire mentionné au troisième alinéa de l'article L. 1221-13, les indications complémentaires, portées sur le registre unique du personnel ou pour les organismes ne disposant pas d'un registre unique du personnel dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage, sont les suivantes : 1° Les nom et prénoms du stagiaire ; 2° Les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ; 3° Les nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

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  • Code du travail

    Article D1221-24

    Une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du présent code et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.

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  • Code du travail

    Article D1221-25

    Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauche du salarié, ou à l'arrivée du stagiaire sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

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  • Code du travail

    Article L1221-15

    Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du présent code et du code de la sécurité sociale.

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  • Code du travail

    Article R1221-26

    Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement.

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  • Code du travail

    Article L1272-4

    Les associations et les fondations utilisant le chèque-emploi associatif sont réputées satisfaire à l'ensemble des formalités liées à l'embauche et à l'emploi de leurs salariés. Il en va ainsi notamment des formalités suivantes : 1° La déclaration préalable à l'embauche, prévue par l'article L. 1221-10 ; 2° L'inscription sur le registre unique du personnel, prévue par l'article L. 1221-13 ; 3° L'établissement d'un contrat de travail écrit, l'inscription des mentions obligatoires et la transmission du contrat au salarié, prévues aux articles L. 1242-12 et L. 1242-13 pour les contrats de travail à durée déterminée ; 4° L'établissement d'un contrat de travail écrit et l'inscription des mentions obligatoires, prévues à l'article L. 3123-6, pour les contrats de travail à temps partiel ; 5° Les déclarations au titre de la médecine du travail et du régime des prestations du revenu de remplacement mentionnées à l'article L. 5421-2.

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  • Code du travail

    Article L1221-15-1

    La déclaration mentionnée au I de l'article L. 1262-2-1 est annexée au registre unique du personnel de l'entreprise qui accueille les salariés détachés.

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