Que doit contenir une fiche de paie ?

En bref

La fiche de paie doit contenir des mentions fixées par décret, ne jamais mentionner la grève ou l'activité syndicale, et inviter le salarié à la conserver sans limite de durée. Elle peut être remise en papier ou en version électronique.

Dernière mise à jour : · Sources : Légifrance (art. L3243-2, art. R3243-4, art. R3243-5, art. R3243-6, art. D3171-12, art. L3243-4, art. D3243-7, art. D3243-8)

Ce que doit contenir une fiche de paie

La loi ne donne pas ici la liste complète des mentions obligatoires (elle est fixée par un décret en Conseil d'État non fourni), mais plusieurs règles importantes s'appliquent :

  • Une pièce justificative obligatoire : à chaque paiement du salaire, l'employeur doit remettre un bulletin de paie (art. L3243-2).
  • Pas de signature exigée, sauf pour attester que le salarié a bien reçu le montant net indiqué (art. L3243-2).
  • Interdiction de mentionner la grève ou l'activité syndicale : le bulletin ne peut jamais indiquer qu'un salarié a fait grève ou exercé un mandat de représentant du personnel. Ces informations doivent figurer sur une fiche annexe séparée (art. R3243-4).
  • Mention obligatoire de conservation : le bulletin doit indiquer, en caractères visibles, qu'il faut le conserver sans limite de durée (art. R3243-5).
  • Cas particulier des horaires variables : si les salariés d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif, un document mensuel supplémentaire est annexé au bulletin. Il précise notamment le cumul des heures supplémentaires, les heures de repos compensateur acquises ou prises, et les jours de repos pris (art. D3171-12).
  • Cas particulier des emplois à domicile : pour les salariés employés directement par un particulier à son domicile, certaines mentions peuvent être absentes : la position dans la classification conventionnelle, le montant du salaire brut, et le détail des cotisations patronales (art. R3243-6).

Version papier ou électronique

  • L'employeur peut remettre le bulletin sous forme électronique, sauf si le salarié s'y oppose (art. L3243-2).
  • Si l'employeur choisit l'électronique, il doit prévenir le salarié un mois avant, et informer sur son droit de refuser (art. D3243-7).
  • Le salarié peut s'opposer à tout moment, avec effet au plus tard 3 mois après (art. D3243-7).
  • Le bulletin électronique doit rester accessible au salarié pendant 50 ans, ou jusqu'à ses 74 ans (âge de départ à la retraite + 6 ans) (art. D3243-8).
  • En cas de cessation d'activité du service de conservation, les salariés doivent être prévenus au moins 3 mois avant, pour récupérer leurs bulletins (art. D3243-8).

Conservation par l'employeur

L'employeur doit garder une copie des bulletins de paie (papier ou électronique) pendant 5 ans (art. L3243-4).

À noter

La liste précise et complète des mentions obligatoires (salaire brut, cotisations, congés, etc.) est fixée par un décret non fourni ici. Pour vérifier si une fiche de paie est conforme dans le détail, il est conseillé de se rapprocher de l'inspection du travail ou d'un avocat en droit du travail.

Sources

Articles de loi cités

  • Code du travail

    Article L3243-2

    Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6. Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données. Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d'Etat.

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  • Code du travail

    Article R3243-4

    Il est interdit de faire mention sur le bulletin de paie de l'exercice du droit de grève ou de l'activité de représentation des salariés. La nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie qui a le même régime juridique que celui-ci et que l'employeur établit et fournit au salarié.

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  • Code du travail

    Article R3243-5

    Le bulletin de paie comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée.

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  • Code du travail

    Article R3243-6

    Par dérogation aux dispositions prévues à l'article R. 3243-1, le bulletin de paie des salariés liés par contrats conclus par une personne physique pour un service rendu à son domicile peut ne pas comporter les mentions suivantes : 1° La position du salarié dans la classification conventionnelle qui lui est applicable ; 2° Le montant de la rémunération brute du salarié ; 3° La nature et le montant des cotisations patronales de sécurité sociale assises sur cette rémunération brute.

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  • Code du travail

    Article D3171-12

    Lorsque des salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié. Ce document comporte les mentions prévues à l'article D. 3171-11 ainsi que : 1° Le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l'année ; 2° Le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquis en application des articles L. 3121-28, L. 3121-33 et L. 3121-37 ; 3° Le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ; 4° Le nombre de jours de repos effectivement pris au cours du mois, dès lors qu'un dispositif de réduction du temps de travail par attribution de journées ou de demi-journées de repos dans les conditions fixées par les articles L. 3121-44 et D. 3121-27 s'applique dans l'entreprise ou l'établissement.

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  • Code du travail

    Article L3243-4

    L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

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  • Code du travail

    Article D3243-7

    Lorsqu'il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l'employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.

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  • Code du travail

    Article D3243-8

    L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : -soit pendant une durée de cinquante ans ; -soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans. En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

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