Quand et comment faire la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?

En bref

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être faite avant que le salarié commence à travailler, au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche, en principe par voie électronique.

Dernière mise à jour : · Sources : Légifrance (art. L1221-10, art. L1221-11, art. R1221-1, art. R1221-4, art. R1221-5, art. R1221-7, art. R1221-8, art. R1221-9, art. R1221-12, art. D1221-18, art. L8221-5)

Quand faire la DPAE ?

  • L'embauche d'un salarié ne peut avoir lieu qu'après que l'employeur a fait cette déclaration auprès des organismes de protection sociale (art. L1221-10).
  • La déclaration doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant la date prévue de l'embauche (art. R1221-4).
  • Si l'employeur utilise le formulaire papier (par lettre recommandée), il doit l'envoyer au plus tard le dernier jour ouvrable avant l'embauche (le cachet de la poste fait foi) (art. R1221-5).

Comment faire la DPAE ?

  • En principe, la déclaration se fait par voie électronique (art. R1221-5).
  • Si la voie électronique n'est pas possible, l'employeur utilise un formulaire officiel, signé, envoyé par lettre recommandée avec avis de réception (art. R1221-5).
  • Si un moyen de transmission ne fonctionne pas, cela n'exonère pas l'employeur : il doit utiliser l'autre moyen (art. R1221-5).
  • Certains employeurs sont obligés d'utiliser la voie électronique : ceux qui ont fait plus de 50 déclarations l'année précédente (hors particuliers employeurs) (art. D1221-18).

Que doit contenir la déclaration ?

La déclaration doit comporter plusieurs informations obligatoires, notamment (art. R1221-1) :

  • Les informations sur l'employeur (nom, adresse, code APE, numéro d'identification, service de santé au travail).
  • Les informations sur le salarié (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s'il existe).
  • La date et l'heure d'embauche.
  • La nature et la durée du contrat, ainsi que la période d'essai si le contrat dépasse 6 mois (CDD) ou s'il s'agit d'un CDI.

Ce que l'employeur doit conserver et transmettre

  • L'organisme destinataire envoie un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du formulaire (art. R1221-7).
  • Si l'employeur ne conteste pas les informations de cet accusé dans les 2 jours ouvrables, ce document prouve que la déclaration a été faite (art. R1221-7).
  • L'employeur doit remettre une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception au salarié lors de l'embauche. Cette obligation est remplie si le salarié a un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire (art. R1221-9).
  • L'employeur doit conserver l'avis de réception jusqu'à l'accomplissement d'une autre déclaration prévue par le code de la sécurité sociale (art. R1221-8).

Que se passe-t-il si la déclaration n'est pas faite ?

  • Ne pas faire cette déclaration, si c'est fait volontairement, est considéré comme du travail dissimulé (art. L8221-5).
  • Le non-respect de cette obligation, constaté par les agents de contrôle, entraîne une pénalité financière dont le montant est fixé par la loi (art. L1221-11).
  • Les agents de contrôle peuvent demander à l'employeur de présenter l'avis de réception, ou, à défaut, des éléments prouvant que la déclaration a été faite (art. R1221-12).

Conseil

Si vous avez un doute sur une situation précise (retard, oubli, contrôle en cours), il est conseillé de contacter l'inspection du travail ou un avocat spécialisé en droit du travail.

Sources

Articles de loi cités

  • Code du travail

    Article L1221-10

    L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. L'employeur accomplit cette déclaration dans tous les lieux de travail où sont employés des salariés.

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  • Code du travail

    Article L1221-11

    Le non-respect de l'obligation de déclaration préalable à l'embauche, constaté par les agents mentionnés à l'article L. 8271-7, entraîne une pénalité dont le montant est égal à trois cents fois le taux horaire du minimum garanti prévu à l'article L. 3231-12.

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  • Code du travail

    Article R1221-1

    La déclaration préalable à l'embauche comporte les mentions suivantes : 1° Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ; 2° Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ; 3° Date et heure d'embauche ; 4° Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ; 5° Lorsqu'il s'agit de l'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi de salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l'organisation de la visite d'information et de prévention ou de l'examen médical d'aptitude à l'embauche prévus aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du même code.

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  • Code du travail

    Article R1221-4

    La déclaration préalable à l'embauche est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

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  • Code du travail

    Article R1221-5

    La déclaration préalable à l'embauche est effectuée par voie électronique. A défaut d'utiliser la voie électronique, la déclaration est effectuée au moyen d'un formulaire fixé par arrêté des ministres chargés du travail et de la sécurité sociale, ainsi que, lorsque la déclaration concerne un salarié relevant du régime de protection sociale agricole, du ministre chargé de l'agriculture. L'employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l'organisme mentionné à l'article R. 1221-3 par lettre recommandée avec demande d'avis de réception envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. L'employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception du document prévu à l'article R. 1221-7. L'indisponibilité de l'un des moyens de transmission mentionnés ci-dessus n'exonère pas l'employeur de son obligation de déclaration par l'autre moyen.

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  • Code du travail

    Article R1221-7

    L'organisme destinataire adresse à l'employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les cinq jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration. A défaut de contestation par l'employeur des informations figurant sur ce document, dans le délai de deux jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document constitue une preuve de la déclaration.

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  • Code du travail

    Article R1221-8

    L'employeur conserve l'avis de réception jusqu'à l'accomplissement de la déclaration prévue par l'article R. 243-14 du code de la sécurité sociale pour les salariés non agricoles et par l'article R. 741-2 du code rural et de la pêche maritime pour les salariés agricoles.

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  • Code du travail

    Article R1221-9

    Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

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  • Code du travail

    Article R1221-12

    Sur toute demande des agents de contrôle mentionnés à l'article L. 8271-7, l'employeur : 1° Présente l'avis de réception de la déclaration préalable à l'embauche s'il est encore tenu de le conserver en application de l'article R. 1221-8 ; 2° Communique, tant qu'il n'a pas reçu l'avis de réception, les éléments leur permettant de vérifier qu'il a bien procédé à la déclaration préalable à l'embauche du salarié.

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  • Code du travail

    Article D1221-18

    I. - Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale, autres que les particuliers employant un salarié à leur service, qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente sont tenus d'adresser ces déclarations par voie électronique. II. - Les employeurs dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole qui ont accompli plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente sont tenus d'adresser les déclarations préalables à l'embauche par voie électronique.

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  • Code du travail

    Article L8221-5

    Est réputé travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié le fait pour tout employeur : 1° Soit de se soustraire intentionnellement à l'accomplissement de la formalité prévue à l'article L. 1221-10, relatif à la déclaration préalable à l'embauche ; 2° Soit de se soustraire intentionnellement à la délivrance d'un bulletin de paie ou d'un document équivalent défini par voie réglementaire, ou de mentionner sur le bulletin de paie ou le document équivalent un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement accompli, si cette mention ne résulte pas d'une convention ou d'un accord collectif d'aménagement du temps de travail conclu en application du titre II du livre Ier de la troisième partie ; 3° Soit de se soustraire intentionnellement aux déclarations relatives aux salaires ou aux cotisations sociales assises sur ceux-ci auprès des organismes de recouvrement des contributions et cotisations sociales ou de l'administration fiscale en vertu des dispositions légales.

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